Comment gérer son temps quand on est freelance ?

Quand on se lance en freelance, quelle que soit notre profession, c’est, entre autres, que l’on a envie de pouvoir gérer soi-même son emploi du temps.

Bien évidemment, on n’est tout de même pas dans l’optique de faire des grasses matinées toute la semaine, et/ou de ne rien faire quand on n’a pas de mission…

Mais alors, comment gérer son temps quand on est freelance ? Voici quelques pistes.

1. Avant tout : on trouve son rythme

Avant même de se demander comment s’organiser, il convient de déterminer un rythme de vie adapté à notre personne, un rythme au sein duquel on pourra organiser notre temps de manière pleinement satisfaisante. Il faut donc se connaître un minimum pour savoir comment s’organiser quand on est freelance : la formule magique qui marche pour tout le monde et à tous les coups n’existe pas !

Par exemple, je peux avoir besoin de plus de sommeil que d’autres personnes, ou je peux également me rendre compte que je suis plus efficace le matin que l’après-midi pour mes travaux de créa, que non, ça n’est pas sain de faire sa compta le dimanche après-midi, etc.

Lorsque l’on a appris à se connaître en tant qu’indépendant, l’organisation à proprement parler peut réellement commencer.

2. On fait des to-do lists

Depuis que je suis graphiste en freelance, cet outil, accompagné de mon application « Calendrier » me suffit pour gérer mon temps. Je pense l’on n’a pas besoin de passer trop de temps à prévoir son organisation, car l’imprévu et le « jour le jour » font aussi pleinement partie de la vie de freelance !

Mais tout de même, il est important de se rappeler de tout ce que l’on a à faire, à savoir non seulement nos projets à mener à bien, mais également : nos tâches administratives (compta, factures, etc.), notre veille, notre prospection, notre auto-formation… Ou encore ces petites choses somme toute chronophages que l’on oublie facilement : répondre à nos mails, passer des appels, ranger notre espace de travail, etc.

Pour ne rien oublier donc, je fonctionne énormément aux to-do lists : j’ai un petit carnet dans lequel je note, chaque lundi matin, en vrac, tout ce que je dois faire la semaine (cette liste pourra être complétée plus tard, si de nouvelles échéances qui ne sont pas prévues le lundi matin se présentent à un autre moment). Cela ne me prend que quelques minutes. Ensuite, je précise les choses : ce que je dois faire absolument le lundi, ce que je compte faire mardi, et ainsi de suite.

Le mieux selon moi est, après sa journée de travail, de prendre 5 minutes pour lister ce que l’on fera le lendemain (toujours en s’appuyant sur notre liste de départ rédigée le lundi matin).

Plus l’on pratique cette méthode, plus l’on apprend à estimer le temps nécessaire pour nos différentes taches avec justesse !

Et puis, si je me rends compte qu’il va me rester du temps de libre dans la semaine, je n’ai pas forcément à décider tout de suite de ce que j’en ferai : on n’est jamais à l’abri d’un imprévu !

Il va sans dire que, pour éprouver l’efficacité des to-do lists, comme pour l’activité de freelance dans son ensemble d’ailleurs, il faut faire preuve d’une grande discipline personnelle.

Par ailleurs, je note toujours dans le calendrier de mon téléphone mes rendez-vous pro, les deadlines de mes projets, ainsi que d’autres choses moins sympa comme mes échéances de paiement d’impôts par exemple… Avec des alertes programmées une journée à l’avance, cela me permet d’être toujours au fait des échéances qui m’attendent !

3. On ne perd pas son temps

Lorsqu’on a plusieurs projets en cours, on peut rapidement se retrouver submergé par la charge de travail, les retours clients dans tous les sens, etc. C’est alors qu’au final, on se rend compte que l’on a plus perdu de temps à jongler entre les projets (et à répondre aux clients !) qu’à réellement travailler sur lesdits projets.

Pour contrer cela, une seule attitude à adopter : on prévient les clients que l’on n’est pas à leur disposition toute la journée, ni tous les jours (on se met éventuellement d’accord avec eux sur une plage horaire à laquelle on échangera avec eux, par exemple), et on travaille sur nos projets par ordre d’urgence / d’importance. On éteint ses notifications, on quitte Skype et on met son téléphone en silencieux lorsque l’on est en pleine phase de travail ! C’est la seule solution pour ne pas se retrouver la tête sous l’eau.

Si, en revanche, on est dans une semaine plutôt calme, on utilise notre temps pour (au choix) :

• rédiger / envoyer les factures en retard
• relancer des clients
• relancer ses prospects
• mettre à jour notre site internet / blog / portfolio
• se former
• prolonger sa veille
• etc.

Autant de choses qu’il ne faut surtout pas remettre à plus tard, car le temps que l’on a sur le moment ne se re-présentera peut-être pas de sitôt 😉

Il existe par ailleurs beaucoup d’outils pour aider les freelances à ne pas perdre de temps à cause de leur compta par exemple (je pense à Freelancer App). Ces outils peuvent effectivement prouver leur utilité quand on est lancé, mais ils ne dispensent pas d’une certaine fermeté vis à vis de vous-même et de votre gestion du temps, qui sont indispensables pour devenir un freelance organisé et efficace — et pour le rester !

4. On n’oublie pas de se reposer

Une bonne gestion de son temps passe par l’efficacité de ses actions. En effet, on aura beau avoir prévu de faire telle et telle chose demain, si on est fatigué et/ou distrait, on passera plus de temps que prévu sur nos tâches et on se retrouvera en retard sur notre planning !

Si les week-ends existent, il y a une raison : ils sont nécessaires pour se reposer, se ressourcer, se changer les idées, se sortir la tête de sa vie professionnelle et des éventuels soucis qu’elle implique. Ça n’est qu’après un bon week-end que l’on pourra attaquer sereinement une nouvelle semaine et être efficace, et ainsi rentabiliser le mieux possible son temps.

On est donc intransigeant sur le sujet, avec nous-mêmes comme avec nos clients : le week-end, c’est OFF : on voit notre famille, nos amis, on sort, on dort. Il en va de même pour les fins de journées : pour ma part, pas question de travailler après 19h, à moins d’avoir un gros retard dont je suis responsable, et de ne vraiment pas pouvoir faire autrement.

Dans le même état d’esprit, comme on ne peux pas rester concentré 8 à 10 heures par jour non-stop, il est nécessaire de prendre le temps de déjeuner et de faire de petites pauses d’écran toutes les 2 heures maximum (pause thé ou café, petite balade, ou autre). Notre efficacité en sera ainsi maintenue, sinon décuplée !

Et vous, que conseillez-vous pour bien gérer votre temps ?