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Quelques astuces pour devenir un freelance bien organisé et efficace

Kevin est développeur front-end Freelance depuis 2014. Il accompagne ses clients sur leurs projets de développement de thèmes et plugins pour WordPress, ainsi qu’en Intégration Magento.

Salut Kévin, j’aimerais bien découvrir tes secrets qui font de toi un freelance super bien organisé et ultra efficace (en tout cas, c’est l’impression que j’ai eue quand tu m’as montré ta méthodo) ! Pour commencer, comment est-ce que tu organises tes semaines ?

Salut Jonathan ! En fait, je n’organise pas vraiment mes semaines, mais plutôt la prochaine journée. J’ai un Dashboard sous Trello où je garde une liste de tous mes projets en cours, avec leur deadline et leur importance. La vision globale de mon activité me permet de vite déterminer le projet le plus important. Ensuite, je me dirige vers Todoist, où mes projets sont divisés en de toutes petites tâches, déjà triées par ordre d’importance, et je n’ai qu’à prendre la première de la liste :)

J’ai évidemment des choses bookées en avance, comme des tâches régulières ou des RDV clients, mais j’essaie toujours de me concentrer uniquement sur « la plus importante tâche suivante », car c’est trop facile de se perdre dans des tâches sans importance.

Tu fais une “weekly review” chaque semaine (je précise au cas où pour les non-anglophones). Est-ce que tu peux nous expliquer en quoi ça consiste ?

Comme je te le disais au-dessus, je me concentre sur le plus important, mais de petites tâches sans importance au premier coup d’oeil peuvent vite s’empiler et devenir de vrais problèmes. J’essaie chaque semaine de consacrer 2h pour garder une visibilité sur ces points :

  • Veille : Je trie les favoris que j’ai empilés récemment, et je les redirige éventuellement vers Pocket, une todolist, des dossiers de favoris triés, ou je les retire.
  • Code & Process : J’étudie le code produit sur la semaine passée et mon rythme de travail loggé sur Toggl afin de voir si une étape ne peut pas être automatisée. Je vérifie également si d’anciennes idées d’automatisation sont toujours applicables et peuvent être complétées par une nouvelle information.
  • Fonctionnement : Tri des anciennes tâches, des projets Toggl, Trello, des factures en attentes, notes de frais à scanner, papiers à transmettre au comptable, etc. Du très ennuyeux, mais à ne pas laisser trainer.
  • Ordi, iPhone, Serveurs : Mises à jour, suppression de vieux projets, ménage, backups.
  • État de la société : J’étudie les données que j’ai trackées, les factures finalisées, le temps passé et je m’assure d’être toujours dans la bonne direction pour mon objectif annuel. J’essaie de trouver ainsi un équilibre entre les projets les plus rentables et les projets les plus intéressants.

Tu as des todolist toutes prêtes pour chaque type de projet, ce qui te permet d’avoir des processus de travail très clairs. Et tu les fais également évoluer au fur et à mesure. Quels bénéfices en retires-tu ?

J’estime qu’il est très important de garder un process et une méthodologie très claire pour savoir exactement où l’on va, où en est le projet, et surtout si on n’a rien oublié en route. Avoir formalisé mes process sous la forme de listes de tâches me permet de les faire évoluer en continu, afin de les optimiser, de les rendre plus exhaustives et orientées qualité.

J’ai ainsi une vision claire de ce qui est répété, ce qui prend du temps et ce que je peux automatiser. Mes projets sont ainsi produits de plus en plus courts, alors que leur qualité et leur niveau de détail augmentent.

Pour l’instant, j’ai pu réussir à créer des templates solides sur ces outils :

  • Todoist : J’ai divisé mes processus en sections types : installation, pages génériques à ne pas oublier (importantes sur un e-commerce), tests à effectuer, aides à la mise en production. Je les mets à jour à chaque projet, au fil de l’automatisation, des erreurs et oublis.
  • Toggl : J’ai des templates de projets, divisés en sections génériques, mis à jour en suivant la moyenne de temps passé par section sur chaque type de projet.
  • Trello : Templates de checklists dans les cartes, pour suivre l’avancée globale d’un projet, de sa facturation, d’une prospection, etc.

Tu as réussi à créer des habitudes très pertinentes pour booster ton activité de freelance. Quelle méthode est-ce que tu as utilisée pour y arriver ?

Je suis tombé il y a plusieurs années sur un article de lifehacker qui présentait un secret de productivité du comique américain Jerry Seinfeld. Afin de se forcer à écrire régulièrement, ce dernier s’était acheté un calendrier mural, sur lequel il traçait une croix rouge chaque jour où il avait écrit au moins une blague ou une punchline. Après plusieurs jours, une chaine était visible, et la tâche était simple : ne pas briser la chaîne. Comme on peut le lire dans le formidable livre The Power of Habit les premiers jours sont simples, les jours suivants un peu moins, mais après environ un mois, une habitude nait et devient un automatisme. L’idée n’est évidemment pas de travailler comme un damné, mais simplement d’avancer d’un pas vers son objectif. Jerry Seinfeld n’a d’ailleurs jamais sous-entendu qu’il devait écrire une excellente blague, ou qu’il devait en écrire 500, juste qu’il devait écrire chaque jour.

J’ai été très marqué par ce concept, et j’ai décidé de l’appliquer à mon métier. Je n’ai pas toujours des opportunités de faire de la R&D, ou de travailler sur des outils internes, mais grâce à cette méthode, je me suis donné comme défi d’avancer un peu chaque jour sur un outil ou un projet. Je laisse un accès à ces outils en open-source sur mon compte Github, ce qui me permet de recevoir éventuellement des retours et des suggestions d’autres développeurs, afin de toujours plus les améliorer.

C’est très simple à faire, et, quelles que soient les circonstances j’essaie de toujours trouver 5 à 15 minutes chaque jour pour faire avancer cette base de R&D. J’ai commencé il y a 3 ans, et les bénéfices ont été énormes : j’ai des plugins et outils puissants, personnalisés, entretenus régulièrement, et j’ai ainsi pu fortement progresser sur des technologies utiles comme le Shell, qui est le squelette de nombre de mes outils d’automatisation.

Est-ce que tu aimerais rajouter quelque chose ?

Trouver un objectif personnel qui me rende heureux est ce qui a poussé ma recherche d’efficacité professionnelle. Comme on en parlait au #greaaatcamp (N.B.  la conférence annuelle de notre réseau de freelance Greaaat), je suis papa depuis un peu moins d’un an, et mes journées sont désormais très cadrées pour aller chercher mon fils tôt, m’occuper de lui, et surtout le voir grandir. Je suis ainsi rentré dans un cercle vertueux où ma vie de famille prend de plus en plus de temps. Ça me pousse à automatiser et à être hyper efficace, et ça me permet ainsi d’avoir plus de temps libre en famille.

Pour en savoir plus sur Kevin, rendez-vous sur son site et son blog.

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Jonathan accompagne des freelances depuis plusieurs années. Il explore les différentes techniques marketing pour les aider à se faire connaitre et à booster leur chiffre d'affaires. Il est lui-même freelance webdesigner et intégrateur depuis depuis 2011.

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