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Conseils pour des Finances Zen (partie 2)

(article traduit et adapté de l’anglais – lire la version originale)

Comme vous le savez, vous faire payer par vos clients est critique à la survie de votre entreprise.

Voici quelques astuces concernant la facturation qui vous éviteront bien des problèmes de trésorerie.

N’oubliez pas de lire la partie 1 de cet article !

Faites-vous payer avant le début de la prestation

Le paiement en amont est peu pratiqué par les freelances, et c’est bien dommage.

En particulier, si vous avez la sensation que votre client pourrait fermer du jour au lendemain (ex: une jeune startup n’ayant pas encore levé de fonds), il pourrait être prudent de vous faire payer avant toute prestation.

En effet, si votre client ferme, un impayé de sa part pourrait également vous entraîner dans la tourmente.

En pratique, je ne demande un prépaiement (ex: 30% d’avance) que pour de gros projets qui pourraient prendre du temps à décoller.

Mais je connais un certain nombre de personnes qui ont eu à souffrir d’un impayé dans le passé, et qui exigent à présent un paiement complet avant toute prestation: c’est réellement une option à considérer si vous travaillez avec des clients un peu risqués.

Cela dit, même si votre client n’est pas fragile, facturer en amont est excellent pour vous constituer une trésorerie en béton.

Trackez votre temps et vos dépenses religieusement

Si vous facturez à la journée, à l’heure ou à la semaine, assurez-vous de tracker votre temps avec soin, et choisissez un outil qui vous permettra de faire cela facilement.

Ne pas tracker votre temps vous amènera à sous-estimer votre volume réel de travail, et vous laisserez de l’argent sur la table.

De la même façon, il est très facile d’oublier des dépenses (trajets, hôtel, etc.) si vous en avez: assurez-vous de regrouper vos reçus pour ne rien oublier de refacturer ici.

J’utilise Freckle pour tracker mon temps facturé (consulting) et non facturé (administratif, veille, etc). De cette façon, je facture exactement ce que j’ai travaillé, et je dispose également d’une bonne vision rétrospective sur ma quantité de travail hebdomadaire (en incluant la veille, les tâches administratives etc).

Comme je l’ai déjà dit dans mon article précédent, évitez vraiment de travailler au forfait, à moins qu’il ne s’agisse de prestations très cadrées ou très répétables.

Émettez et envoyez vos factures sans traîner

Lorsque vous êtes la tête dans le guidon, il est facile de perte de vue les tâches administratives et de retarder en particulier le moment où vous émettrez vos factures.

Mais facturer même quelques jours en retard ne fait qu’augmenter le risque d’impayé ou de délai de paiement:

  • les évènements deviennent plus lointains autant pour vous que pour votre client: peut-être que vous oublierez d’inclure une dépense à votre facture !
  • votre client découvre qu’il a une taxe inattendue à payer – juste avant de recevoir votre facture. Pas de bol, vous devrez attendre un peu pour le règlement.
  • la personne habituellement en charge des virements est partie en vacances, et tout le monde est occupé.

Vous comprenez l’idée: ne procrastinez pas et émettez vos factures le plus tôt possible.

Idéalement, assurez-vous d’avoir un système en place pour ne pas oublier de facturer.

Par exemple, le tableau de bord de WiseCash peut agir comme un rappel pour les factures à émettre, en vous signalant en rouge qu’il est temps d’émettre votre facture mensuelle pour un client récurrent:

Rappel de facture à émettre dans WiseCash

Débrouillez-vous pour émettre vos factures facilement et rapidement

Puisqu’émettre des factures en retard est une mauvaise idée, il vous faut trouver une solution qui vous permette de générer vos factures le plus facilement possible.

J’utilise également Freckle (qui permet de créer des factures en français en s’appuyant sur votre temps travaillé) pour cela, mais vous pouvez utiliser d’autres outils comme Facturation.pro.

Si préparer vos factures est rapide et facile à faire, vous le ferez plus volontiers, et plus rapidement. Et de cette façon, vous augmenterez vos chances d’être réglé rapidement !

Redonnez à votre client toutes les informations nécessaires au règlement

Lorsque vous émettez une facture, assurez-vous que tout ce dont vos destinataires ont besoin pour vous régler apparaisse clairement sur votre document:

  • pourquoi reçoivent-ils cette facture ?
  • à quelle période correspond la facture ?
  • comment peuvent-ils vous envoyer de l’argent ? (références bancaires, RIB etc)

Chaque facture devrait être autosuffisante pour que vous puissiez recevoir votre règlement à coup sûr.

Suivez attentivement le règlement des factures émises

Assurez-vous d’avoir un processus en place pour suivre et relancer si besoin les factures émises.

J’utilise le tableau de bord de WiseCash pour cela, mais d’autres outils peuvent vous aider également, comme FreelancerApp ou Facturation.pro.

Lorsqu’une facture n’est pas réglée au bout d’un délai donné (ex: une semaine), contactez rapidement votre client pour comprendre d’où vient le retard.

Si vous veillez à construire des relations de qualité avec votre client, ce dernier sera habituellement assez transparent sur ce qui se passe, peu importe qu’il s’agisse d’un oubli, d’un problème temporaire de trésorerie ou autre.

Dans tous les cas, ne tolérez jamais plus d’une facture en retard par client: stoppez toute prestation et exigez d’être réglé.

J’ai déjà entendu certains freelances rapporter qu’ils avaient travaillé pendant plusieurs mois sans être payés, avant que le client ne mette la clé sous la porte : aussi soyez prudents !

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Thibaut est un développeur et consultant freelance, à son compte depuis 2005. Il est spécialisé en Ruby on Rails et en traitement de données. Il a également créé une application (WiseCash) qui permet de mieux gérer sa trésorerie.

Voir son site
  • Joel ROTELLI

    Excellent article 🙂

    J’ajouterai que ne pas tracker son temps pose un autre problème : il est impossible de se situer par rapport au nombre d’heures / jours passés sur un projet, et donc on ne sait pas si on est en avance ou en retard…

    Avant, je ne trackais pas mon temps, et ne pas savoir où j’en étais en nombre d’heures travaillées était une source de stress : j’avais toujours l’impression de travailler plus d’heures que je n’avais vendu, donc voulait me toujours me dépecher, aller au plus vite, etc… La qualité de mon travail devait certainement en pâtir.

    Aujourd’hui je tracke systématiquement mon temps lorsque je travaille, et je me rends compte que je suis toujours en avance par rapport au nombre d’heures / jours vendus, ce qui me permet de prendre le temps, sereinement, de faire du travail de qualité.

    • http://jonathanpath.com/ Jonathan Path

      Tu tracke avec Toggl? 🙂

      • Joel ROTELLI

        Avec Toggl pour des tâches hors projet (intervention ponctuelle, assistance, etc)

        Mais sinon je gère mes projets avec Redmine et un plugin de tracking de temps, qui me permet de tracker le temps sur chaque tache projet.

        En cours de projet, et en fin de projet, je peux avoir des rapports de temps passé globaux, ou par tâche, afin de savoir combien de temps j’ai passé par rapport au temps vendu, mais également afin d’identifier quelles tâches ont pris le plus de temps, et pourquoi.

  • http://www.webodyssee.fr/ David Boudj

    Perso j’utilise RescueTime pour tracker mes temps. L’avantage c’est qu’il enregistre tout ce que l’on fait automatiquement. Il y a aussi des options comme envoyer un email lorsque l’on passe trop de temps sur des tâches improductives ou au contraire recevoir un email lorsque l’on est très productif !
    Cependant, ce n’est pas idéal pour calculer précisément combien de temps on passe sur tel ou tel projet.

    • http://jonathanpath.com/ Jonathan Path

      Intéressant ! Peut être à combiner avec un timetracker plus orienté projet !

  • http://www.creaam.com Mohamed ADDA

    J’utilise aussi Toggl depuis peu. Mais avant cela, je m’étais fait un petit fichier Excel assez sympas, mais bon, assez limité quand même 🙂

    • http://jonathanpath.com/ Jonathan Path

      On peut tout faire avec des fichiers excels, mais dès qu’on trouve une app, c’est effectivement plus sympa et pratique 🙂

      • http://www.loicginoux.com/ Loïc Ginoux

        j’allai rajouter que c’est aussi assez classe d’envoyer à ton client le détail des heures faites que tu peux générer avec Toggl.

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