Mettez en place un calendrier de disponibilité pour vos clients

Quand vous commencez à avoir beaucoup de personnes intéressées à travailler avec vous, il est important de bien gérer ses disponibilités pour ne pas se mélanger les pinceaux dans son planning.

La meilleure solution que j’ai trouvée jusqu’à ce jour est d’utiliser Google Agenda. C’est simple, rapide, gratuit et ne demande que très peu de configuration.

Avec cet outil, vous pourrez montrez à vos clients quels sont vos créneaux de disponibilités très rapidement en leur passant un lien vers votre agenda.

Ils n’auront plus qu’à choisir un créneau de disponible. Voici ce que votre client verra lorsqu’il consultera votre calendrier de disponibilité :

exemple de calendrier vu par vos clients

Voici les étapes à suivre pour mettre en place votre calendrier de disponibilité :

1. Création de l’agenda

1. Vous avez premièrement besoin d’un compte Google
2. Rendez-vous sur la page de Google Agenda
3. Que vous utilisiez déjà Google Agenda ou pas, je vous conseille de créer un nouvel agenda uniquement pour vos disponibilités clients. À côté de « Mes agendas », cliquez sur l’icône du bouton à choix multiple et puis cliquez sur « Créer un agenda ».

Quand vous créez votre agenda, il y a plusieurs choses à noter :

1. Le nom de l’agenda sera visible par vos clients, soyez donc professionnels ! « Disponibilités <votre nom> » pourrait faire l’affaire.
2. Cochez les cases « Rendre cet agenda public » et la case au-dessous « Afficher uniquement ma disponibilité ».  Si vous ne voulez pas que votre agenda soit public, il faudra alors ajouter l’adresse du client avec lequel vous voulez partager votre agenda pour qu’il puisse y accéder (en lui accordant les droits nécessaires). Cela se fait dans la catégorie en dessous de « Partager avec des personnes en particulier ».

2. Ajouter vos créneaux de travail

Quand votre agenda est créé, vous pouvez commencer à y ajouter vos créneaux de travail.

ATTENTION: Par défaut, quand vous créez un événement, vous n’apparaissez pas comme étant indisponible. Il faut modifier l’événement et choisir le statut occupé dans « Ma disponibilité ».

3. Partager votre agenda

Vous êtes maintenant prêt à envoyer votre agenda à vos clients, il ne vous reste plus qu’à partager le lien de votre agenda :

1. Sur la page principale de vos agendas, vous pouvez modifier et voir les options de votre agenda en plaçant votre souris sur le nom de votre agenda et cliquez sur l’icône du menu déroulant en face du titre de l’agenda. Dans le menu qui apparaît, cliquez sur « Paramètres de l’agenda ».
2. Sur la page « détails de l’agenda » qui apparaît, il y a maintenant une section « Adresse URL de l’agenda ». Cliquez sur « HTML ».
3. Copiez l’URL. Vous pourrez transmettre ce lien à vos prospects et à vos clients.

Conclusion

Je finirai en parlant d’un avantage de cette méthode. Si vous travaillez avec des clients dans différents fuseaux horaires, Google fait en sorte de mettre vos disponibilités dans le fuseau horaire du client. Vous n’avez même pas besoin de vous en vous préoccuper.

Cela fait beaucoup plus professionnel quand un client vous demande vos disponibilités, vous ne trouvez pas ?

N’hésitez pas à partager votre manière de gérer vos disponibilités en commentaire. Cela serait intéressant de savoir quelles sont les autres solutions qui existent.